Dokumenty księgowe- faktury, paragony, rachunki. Co musisz wiedzieć

Dokumenty księgowe – faktury, paragony, rachunki: co musisz wiedzieć

Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko realizacja zleceń czy sprzedaż produktów. To także — a może przede wszystkim — odpowiednie udokumentowanie każdej transakcji. Faktury, paragony i rachunki to podstawowe dokumenty księgowe, które mają ogromne znaczenie dla rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS-em. Zobacz, co warto o nich wiedzieć, żeby uniknąć błędów i niepotrzebnego stresu.

Czym są dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe to dowody potwierdzające zdarzenia gospodarcze – czyli wszystkie operacje finansowe związane z firmą. Bez nich nie można poprawnie prowadzić księgowości, rozliczać podatków ani udowodnić kosztów uzyskania przychodu.

Najczęściej spotykane to:

• faktury,
• paragony,
• rachunki.

Faktura – najważniejszy dokument księgowy

Faktura to podstawowy dowód sprzedaży w firmie. Wystawiają ją przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT, ale także ci zwolnieni z VAT (wtedy widnieje dopisek „zwolniony z VAT”).

Co musi zawierać faktura?

• datę wystawienia,
• numer faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres),
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość, cenę jednostkową, wartość netto i brutto,
• stawkę i kwotę VAT (jeśli dotyczy).

- Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży.

Paragon – codzienny dowód zakupu

Paragon to dowód sprzedaży dla osoby fizycznej (czyli klienta nieprowadzącego działalności gospodarczej). Wystawia się go przy sprzedaży na kasie fiskalnej.
Od 2020 roku przedsiębiorca, który chce otrzymać fakturę do paragonu, musi zadbać, by paragon zawierał NIP nabywcy – w przeciwnym razie faktura nie może zostać wystawiona.

Warto wiedzieć:
Wielu przedsiębiorców korzysta z paragonów do potwierdzenia drobnych wydatków (np. zakup kawy do biura), ale nie każdy paragon można zaliczyć w koszty – musi on spełniać warunki określone w przepisach podatkowych.

Rachunek – prostszy kuzyn faktury

Rachunek był dawniej podstawowym dokumentem sprzedaży dla osób zwolnionych z VAT. Obecnie takie osoby również mogą wystawiać faktury, ale rachunek nadal jest dopuszczalny.

Zawiera:

• datę wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• nazwę towaru/usługi, ilość, cenę i wartość.

Nie ma obowiązku wpisywania stawki VAT, bo dotyczy sprzedaży zwolnionej z tego podatku.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Zgodnie z przepisami, dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym złożono deklarację podatkową.
W praktyce oznacza to, że np. faktury z 2024 roku można zniszczyć dopiero po 1 stycznia 2030 roku.

Zobacz również