Jak działa Księga Przychodów i Rozchodów?

Jak działa Księga Przychodów i Rozchodów?

Jeśli właśnie założyłeś własną firmę albo pracujesz jako freelancer, to bardzo możliwe, że Twoją pierwszą „przyjaciółką” w świecie księgowości będzie KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów. To najpopularniejsza forma ewidencji księgowej w Polsce – prosta, przejrzysta i w pełni wystarczająca dla większości małych biznesów.

Czym właściwie jest KPiR?

KPiR to oficjalny rejestr, w którym zapisujesz wszystkie swoje przychody i koszty związane z działalnością. To właśnie na jego podstawie wyliczasz dochód firmy, a następnie podatek dochodowy.

Księgę można prowadzić w klasycznej formie papierowej (choć to coraz rzadsze) albo – co jest dziś standardem – elektronicznie w dedykowanych programach księgowych.

Kto musi prowadzić KPiR?

Z KPiR korzystają głównie:

• jednoosobowe działalności gospodarcze,
• spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych,

…pod warunkiem, że ich przychody netto w poprzednim roku nie przekroczyły ustawowego limitu, po którego przekroczeniu konieczna jest pełna księgowość.

Jak działa KPiR w praktyce?

Księga ma formę tabeli z kilkunastoma kolumnami, w które wpisujesz:

1. Przychody – np. faktury za sprzedane produkty lub usługi.
2. Koszty – wydatki związane z działalnością, takie jak zakup materiałów, reklama czy opłaty za telefon.
3. Inne wydatki – np. wynagrodzenia pracowników lub składki ZUS.

Na koniec miesiąca sumujesz dane i obliczasz dochód:

Przychody – Koszty = Dochód

A z tego dochodu wyliczany jest Twój podatek dochodowy (PIT).

Co można zaliczyć do kosztów w KPiR?

Do kosztów uzyskania przychodu możesz wpisać m.in.:

• zakup towarów, surowców i materiałów,
• wynajem biura, rachunki za media, internet i telefon,
• wydatki na reklamę i marketing,
• amortyzację sprzętu i pojazdów,
• składki ZUS oraz wynagrodzenia pracowników.

Zalety prowadzenia KPiR

✔ Prostota – łatwiejsza niż pełna księgowość.
✔ Niższe koszty – tańsza obsługa księgowa.
✔ Przejrzystość – szybko sprawdzisz, ile firma zarobiła i ile wydała.
✔ Samodzielność – możesz prowadzić księgę samodzielnie online.

Wady KPiR

-Brak pełnego obrazu finansów firmy (np. bilansu).
-Konieczność dokładnego zbierania i opisywania dokumentów.
- Wciąż sporo formalności, jeśli nie lubisz biurokracji.

Przykład z życia

Załóżmy, że prowadzisz sklep internetowy:

• w styczniu sprzedałeś towar za 20 000 zł (przychód),
• zakup produktów i reklama kosztowały Cię 12 000 zł (koszty),

-Twój dochód do opodatkowania wynosi 8 000 zł.

I właśnie tak działa KPiR – pokazuje Ci czarno na białym, ile naprawdę zarobiłeś i ile podatku musisz zapłacić.